Responsabilités Fonctionnelles

Sous la supervision directe du Chef des Services de Soutien, le rôle du ‘’Procurement Advisor’’ est de fournir des services de conseil et de gestion efficiente et efficace en matière de passation des marchés, tout en assurant le meilleur rapport qualité-prix et en garantissant un processus concurrentiel, équitable et transparent, conformément aux règlements, règles et procédures de l’UNOPS en vigueur.

Le ‘’Procurement Advisor’’ a les responsabilités suivantes : 

• Développement et mise en œuvre  des stratégies opérationnelles
• Gestion des processus d’approvisionnement 
• • Développement et mise en oeuvre de la stratégie d’approvisionnement et du reporting
  • Promotion du partage et du développement des connaissances en matière d’approvisionnement
  • Supervision de l'équipe des achats du Bureau Multipays de l’Afrique de l’Ouest

  Functions / Key Results Expected

   

  1. Développement et mise en œuvre des stratégies opérationnelles

  • Conseiller et guider sur l’intégration et la mise en œuvre stratégique des processus d’approvisionnement au sein de CAMCO en conformité aux règles, réglementations et politiques de l'UNOPS.
  • Mettre en place une approche harmonisée de l’approvisionnement dans l'ensemble des programmes et projets sous la responsabilité de CAMCO.
  • Définir et promouvoir des pratiques et procédures standardisées en matière d'approvisionnement au sein du MCO.
  • Développer des Procédures Opérationnelles Standardisées (SOPs), des outils et des directives pertinentes répondant aux besoins évolutifs du MCO.
  • Mettre en place des procédures et des lignes directrices intégrant des initiatives de durabilité,de diversité, d’inclusion et de genre.
  • Assurer la gestion des différentes parties prenantes en vue de rester informé de leurs besoins et utiliser leurs retours pour planifier et prioriser les initiatives d’approvisionnement.
  • Fournir des conseils stratégiques sur la conception des appels d’offres et la mise en œuvre de la stratégie contractuelle du MCO.
  • Développer et mettre en œuvre un cadre de surveillance et de gestion des risques efficace pour les activités d’approvisionnement du MCO en collaboration avec les partenaires du siège
  • Renforcer la performance de la fonction des achats et améliorer en continu les bonnes pratiques en collaboration avec PCG et PG.

  • Gestion des processus d’approvisionnement

    • Planifier, développer et gérer les activités de passation de marchés publics du portefeuille du MCO de manière à assurer des services de qualité garantissant la mise en œuvre efficace et efficiente des programmes et projets.
    • Analyser les requêtes/demandes de marchés publics complexes et/ou critiques, déterminer les stratégies et approches appropriées en matière de marchés publics afin de servir au mieux les intérêts de l'institution, et veiller à leur mise en œuvre.
    • Superviser, encadrer et guider la gestion des  processus de passation des marchés publics, conformément aux directives établies.
    • Mettre en place un mécanisme d’assurance qualité des dossiers, de renforcement de la qualité des soumissions pour approbation et appui lors de la revue par les comités.
    • Diriger ou guider les processus de négociation et/ou de résiliation des contrats.
    • Définir et suivre des indicateurs de performance clés (KPI) en collaboration avec la Direction et en alignement avec les attentes des clients internes et externes.
    • Concevoir des modèles, des outils (ex. checklists) et des cartographies de processus facilitant la  
    • conformité aux règles et régulations institutionnelles.
    • Suivre les évolutions des politiques de passation des marchés et assurer leur compréhension et application par les équipes pays.

     

    3. Développement/Gestion de la stratégie d’approvisionnement et des outils de suivi

    • Développer des stratégies visant à renforcer la gestion par catégorie, selon le portefeuille consolidé du MCO.
    • Identifier et guider sur les expertises requises pour une mise en œuvre efficace des stratégies de passation des marchés.
    • Superviser le développement et la gestion des répertoires de fournisseurs, ainsi que les mécanismes de sélection, d’évaluation et de mesure de la performance.
    • Diriger les efforts du MCO pour étendre son répertoire d’organisations préqualifiées dans des domaines émergents et ayant un intérêt pour le MCO.
    • Mettre en place un mécanisme de suivi consolidé des activités de passation de marchés du MCO.
    • Assurer la gestion, le suivi et le respect de l’utilisation des outils de suivi globaux pour générer des tableaux de bord clés sur les achats du MCO.

     

    4. Promotion du partage et du développement des connaissances en approvisionnement

    • Organiser des formations pour le personnel des opérations et des projets sur les marchés publics et les subventions.
    • Identifier, codifier et promouvoir les meilleures pratiques et leçons apprises.
    • Contribuer aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique.
    • Analyser les lacunes des offres/requêtes de propositions et organiser des formations pour les fournisseurs afin d’améliorer leur compétence et compétition.

     

    5. Leadership de l'équipe des Achats du MCO

    • Organiser les  activités de partage des connaissances et participer aux communautés de pratique 
    • pertinentes.
    • Superviser et coordonner le travail de l'ensemble de l’équipe d’approvisionnement en veillant au respect du calendrier et à la qualité de toutes les transactions.
    • Superviser et motiver l'équipe de l’unité d’approvisionnements.
    • Suivre la qualité et l'efficacité des résultats, avec des feedbacks réguliers.
    • Encourager l’autonomie et la responsabilisation des membres de l'équipe.
    • Veiller à ce que les évaluations des performances soient menées de manière équitable, précise et opportune.
    • Promouvoir le travail d'équipe, la collaboration et la diversité en fournissant aux membres de l'équipe des orientations, des objectifs et des conseils clairs afin de lui permettre de s'acquitter de ses tâches de manière responsable, efficace et efficiente.
    • Favoriser un environnement de travail positif, respectueux des hommes et des femmes, et veiller à ce que les normes de conduite les plus élevées soient respectées.
    • Créer, encourager et donner l'exemple d'une culture de respect et de tolérance zéro à l'égard de la discrimination, de l'abus d'autorité, du harcèlement, du harcèlement sexuel et de l'exploitation et des abus sexuels. Assurer la responsabilité des actions et exécuter les tâches conformément aux mécanismes de protection et aux plans d'action, comme l'exigent les politiques, les normes et les engagements de l'UNOPS.
    • Partager et faciliter les opportunités de développement professionnel par des formations (ex. CIPS, Prince2 Practitioner, P3O Foundation) et des missions de terrain.

     

    Impact des résultats

    L'efficacité et la réussite des résultats obtenus par le’’Procurement Advisor’’ ont une incidence directe sur l'efficacité globale de la région et sur les initiatives de projets spécifiques, en ce qui concerne la gestion des achats, ce qui a un impact sur la mise en œuvre efficace et en temps voulu des programmes respectifs et sur les opérations de l'unité opérationnelle.  Une prestation de services opportune, adaptée au marché et responsable garantit la performance, l'efficacité et la satisfaction des clients de l'unité opérationnelle, ce qui promeut l'image et la crédibilité de l'équipe et de l'unité opérationnelle en tant que prestataire de services efficace dans le domaine des services et de la gestion de projets. Cela renforce la position concurrentielle de l'UNOPS en tant que partenaire de choix en matière de développement durable et de services de projet dans une zone géographique donnée.